27. August 2026 | GPLB-Prüfung

Was müssen Arbeitgeber bei einer GPLB-Prüfung beachten?

Prüfungen der lohn- und gehaltsabhängigen Abgaben und Beiträge – kurz GPLB – finden derzeit vermehrt statt. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis eine strenge Vorgehensweise der Prüforgane. Arbeitgeber:innen sollten daher besonders auf eine vollständige und laufend aktualisierte Dokumentation achten.

Wir von GHP Steuerberatung, Steuerberater Schwaz, unterstützen Arbeitgeber:innen dabei, ihre Lohnverrechnung und Dokumentation optimal auf Prüfungen vorzubereiten.

SEG-Zulagen: Welche Nachweise sind erforderlich?

Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen, kurz SEG-Zulagen, können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei ausbezahlt werden. Lange war jedoch nicht eindeutig, welche Unterlagen Arbeitgeber:innen im Rahmen einer Prüfung vorlegen müssen, um die Steuerfreiheit ausreichend nachzuweisen.

Die aktualisierten Richtlinien führen nun konkrete Angaben an, die sich für die Dokumentation eignen:

• Bezeichnung des Arbeitsplatzes, des Tätigkeitsbereichs oder der Funktion
• Beschreibung der üblichen Arbeitsumgebung und der ausgeführten Tätigkeiten
• Darstellung der maßgeblichen Belastungen oder Arbeitsbedingungen, beispielsweise anhand von Fotos
• Aufzeichnungen über den zeitlichen Umfang jener Tätigkeiten, die mit einer außergewöhnlichen Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr verbunden sind

Arbeitgeber:innen, die SEG-Zulagen steuerfrei abrechnen, sollten diese Unterlagen vorsorglich anlegen und regelmäßig aktualisieren. Denn bei einer Lohnsteuerprüfung muss der oder die Arbeitgeber:in nachweisen, dass die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit tatsächlich erfüllt sind.

Neuer Berechnungsrahmen für Schmutzzulagen

Die Richtlinien enthalten nun auch einen konkreten Rahmen für die Berechnung steuerfreier Schmutzzulagen. Steuerfrei bleibt nur jener Betrag, der den üblichen tatsächlichen Sach- und Zeitmehraufwand des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin aufgrund der Verschmutzung abdeckt.

Für die Schätzung können folgende monatliche Beträge herangezogen werden:

Eine erhebliche Abweichung liegt vor, wenn die ausbezahlte Schmutzzulage den auf dieser Grundlage errechneten angemessenen Betrag um mehr als ein Drittel übersteigt. Daraus ergibt sich ein monatlicher Höchstbetrag von 200 Euro, bis zu dem die Schmutzzulage im Regelfall steuerfrei anerkannt wird.

Übernimmt der oder die Arbeitgeber:in selbst bestimmte Kosten, reduziert sich dieser Betrag entsprechend. Das gilt beispielsweise dann, wenn die Arbeitskleidung direkt im Betrieb gereinigt wird.

Sollen höhere tatsächliche Aufwendungen berücksichtigt werden, müssen diese nachgewiesen werden. Als Nachweise kommen etwa Rechnungen einer externen Reinigung oder Belege über zusätzliche Ausgaben für Hygieneartikel infrage.

Spezialfahrzeuge: Wann entfällt der Sachbezug?

Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte muss bei bestimmten Spezialfahrzeugen kein Sachbezug angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Bauweise des Fahrzeugs eine private Verwendung praktisch ausschließt. Ein Beispiel dafür ist ein Montagefahrzeug mit einer fest eingebauten Werkbank.

Auch bei Berufschauffeuren kann der Sachbezug entfallen, wenn für das verwendete Fahrzeug ein Verbot der Privatnutzung besteht.

Seit 2026 gilt diese Regelung außerdem für Kasten- und Pritschenwagen, die nicht überwiegend für die Beförderung von Personen gebaut wurden und nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen.

Die Richtlinien stellen klar, dass ein Spezialfahrzeug fest verbaute Einbauten aufweisen muss. Einbauten, die sich leicht entfernen lassen, reichen für diese Einstufung nicht aus.

Privatnutzung muss ausgeschlossen sein

Wird ein Spezialfahrzeug außerhalb der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte privat verwendet, muss der Arbeitgeber einen Sachbezug nach den allgemeinen Vorschriften ansetzen.

Der Entfall des Sachbezugs lässt sich nur rechtfertigen, wenn der oder die Arbeitgeber:in die private Nutzung nachweislich untersagt hat. Zusätzlich bleibt ein vollständig geführtes Fahrtenbuch unerlässlich. Nur damit kann im Rahmen einer Prüfung belegt werden, dass keine Privatfahrten stattgefunden haben.

Unangekündigte Nachschau beim Steuerberater

Neben GPLB- und regulären Betriebsprüfungen kann die Finanzpolizei Kontrollen durchführen. Solche Kontrollen stellen allerdings Ausnahmefälle dar, da die Finanzpolizei in der Regel unangekündigt erscheint.

Eine Nachschau, beispielsweise nach § 144 BAO, soll grundsätzlich direkt bei den Abgabepflichtigen stattfinden. Es kann jedoch vorkommen, dass die Finanzpolizei stattdessen den oder die Steuerberater:in des Abgabepflichtigen aufsucht.

Das Gesetz erlaubt eine solche Nachschau bei zwei Personengruppen:

1. bei Personen, die aufgrund abgabenrechtlicher Vorschriften Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen, insbesondere bei den Steuerpflichtigen selbst;
2. bei anderen Personen, wenn Grund zur Annahme besteht, dass gegenüber dieser Person ein Abgabenanspruch besteht.

Der Steuerberater oder die Steuerberaterin eines Mandanten gehört in der Regel keiner dieser beiden Gruppen an.

Verschwiegenheitspflicht und Grenzen der Nachschau

Die Finanzpolizei darf eine:n Steuerberater:in zur Ermittlung von Tatsachen als Auskunftsperson befragen. Daraus folgt jedoch nicht, dass die steuerliche Vertretung sämtliche Informationen offenlegen muss.

Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen unterliegen gemäß § 80 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz der Verschwiegenheitspflicht. Diese gilt auch während einer Nachschau durch die Finanzpolizei.

Bevor der oder die Steuerberater:in Informationen offenlegen darf, muss ihn der oder die betreffende Mandant:in daher im Regelfall ausdrücklich von seiner Verschwiegenheitspflicht entbinden.

Eine Nachschau unterscheidet sich wesentlich von einer Hausdurchsuchung. Die Finanzpolizei darf lediglich offenliegende oder freiwillig offengelegte Verhältnisse, Umstände und Gegenstände besichtigen. Sie darf hingegen nicht gezielt nach Personen oder Gegenständen suchen, wenn deren Aufenthalts- oder Aufbewahrungsort nicht bekannt ist.

Bei einem unangekündigten Besuch der Finanzpolizei gilt daher: Ruhe bewahren und freundlich sowie sachlich bleiben. Da der oder die Mandant:in wegen des überraschenden Besuchs häufig nicht unmittelbar erreichbar ist, kann er seine:n Steuerberater:in meist nicht sofort von der Verschwiegenheitspflicht entbinden. In diesem Fall darf der oder die Steuerberater:in keine entsprechenden Auskünfte erteilen.

Gleichzeitig kann es schwierig sein, von den Organen Informationen über einen möglichen Vorwurf gegen den Mandanten oder die Mandantin zu erhalten. Ohne diese Informationen kann der oder die  Steuerberater:in kaum beurteilen, ob eine Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht sinnvoll wäre.

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, noch während der Nachschau und vor der Offenlegung von Unterlagen Kontakt mit der Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer aufzunehmen. Dort kann die weitere Vorgehensweise abgestimmt werden. Auf diese Weise lässt sich die Ausnahmesituation häufig rasch klären und die Nachschau innerhalb weniger Minuten abschließen.

GPLB-Prüfung: Noch Fragen?

Eine sorgfältige Vorbereitung auf eine GPLB-Prüfung schützt Arbeitgeber vor unnötigen Risiken. Eine vollständige Dokumentation, aktuelle Unterlagen und klare interne Regelungen sind dabei entscheidende Erfolgsfaktoren.

Unser Team von GHP Steuerberatung, Steuerberater Schwaz, begleitet Unternehmen bei der rechtssicheren Lohnverrechnung, der optimalen Vorbereitung auf Prüfungen sowie bei allen Fragen rund um Arbeitslohn, Sachbezüge und Abgaben.

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