26. Februar 2025 | Weiterverrechnung Umsatzsteuer
In der täglichen Praxis taucht häufig die Frage auf, ob weiterverrechnete Kosten – wie Reisekosten, Spesen oder Gebühren – mit oder ohne Umsatzsteuer weiterverrechnet werden müssen. Gerade bei komplexen Fällen ist es wichtig zu wissen, welche Regeln gelten, um böse Überraschungen zu vermeiden.
Wir von Geisler Hirschberger + Partner Steuerberater Schwaz haben die wichtigsten Infos für euch zusammengestellt.
Wann fällt Umsatzsteuer an?
Der Umsatzsteuer unterliegen grundsätzlich Vorgänge bzw. Umsätze, deren Basis ein Leistungstausch ist (d.h. Vorliegen von Leistung und Gegenleistung). Bei der Weiterverrechnung von Kosten handelt es sich in der Regel um Ausgaben, welche der oder die Unternehmer:in zunächst im eigenen Namen bezogen hat und welche er daraufhin im Rahmen einer Leistungsvereinbarung dem Kunden in eigenem Namen in Rechnung stellt.
Es findet hierbei ein Leistungsaustausch zwischen dem oder der Unternehmer:in und dem oder der Kund:in statt. Die weiterverrechneten Ausgaben stellen dabei in der Regel eine Nebenleistung (z.B. Portokosten) zur eigentlichen Hauptleistung des Unternehmers oder der Unternehmerin (z.B. Lieferung eines Fahrrades) dar.
Unerheblich ist, ob der oder die Unternehmer:in lediglich einen Auslagenersatz in Höhe seiner Selbstkosten verrechnet, ob er einen Gewinnaufschlag vornimmt oder lediglich ein Kostenbeitrag zu leisten ist.
Durchlaufende Posten
Eine Weiterverrechnung von (Selbst-)Kosten, Auslagen, Gebühren etc. kann umsatzsteuerfrei grundsätzlich nur dann erfolgen, wenn es sich um sogenannte “durchlaufende Posten” handelt.
Als durchlaufende Posten werden jene Gelder bezeichnet, die nach außen hin erkennbar in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere (“Dritte”) vereinnahmt und verausgabt
werden.
Der Zahlende (Kund:in) muss wissen, dass der oder die Unternehmer:in die Beträge nicht für sich, sondern für einen Dritten vereinnahmt oder verausgabt.
Der oder die Unternehmer:in darf selbst nicht in die umsatzsteuerliche Leistungsbeziehung eingebunden sein und der Leistungsaustausch findet zwischen dem Zahlenden und dem Dritten statt.
D.h. es muss eine unmittelbare Rechtsbeziehung zwischen dem Zahlenden (Kund:in) und dem Dritten, für den der oder die Unternehmer:in die Gelder bloß vereinnahmt, bestehen.
Ein Leistungsaustausch liegt ausdrücklich auch dann vor, wenn der oder die Unternehmer:in lediglich ein Entgelt in Höhe seiner Selbstkosten verrechnet, oder der Kunde nur einen Kostenbeitrag leistet.
Durchlaufende Posten müssen auf einer Rechnung grundsätzlich nicht angeführt werden.
Sofern durchlaufende Posten dennoch auf einer Rechnung angeführt werden, darf dies nur getrennt vom eigenen Entgelt erfolgen. Das heißt, es muss erkennbar sein, in welchen Bereichen der oder Unternehmer:in eine eigene Leistung erbracht hat und in welchen er oder sie Beträge nur in fremdem Namen und auf fremde Rechnung vereinnahmt hat.
Werden stattdessen Entgelt und durchlaufende Posten in einer Summe angegeben und von dieser Summe die Umsatzsteuer berechnet, so schuldet der oder die Unternehmer:in die Umsatzsteuer “kraft Rechnungslegung“.
Beispiele – Sachverhalte, bei denen umsatzsteuerlich in der Regel durchlaufende Posten vorliegen:
- Orts- oder Kurtaxen
- Von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren
- Weiterverrechnete Zölle oder Einfuhrumsatzsteuer eines Spediteurs
- Rezeptgebühren
- Begutachtungsplakette gem. § 57a KFG
Beispiele – Sachverhalte, bei denen umsatzsteuerlich in der Regel keine durchlaufenden Posten vorliegen:
- Weiterverrechnete Portokosten, Frachtspesen
- Kilometergelder, KfZ-Kosten
- Hotelkosten, Flugkosten
- Telefongebühren
- Betriebskosten in der Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
Umsatzsteuersatz
Liegen durchlaufende Posten vor, erfolgt die Weiterverrechnung umsatzsteuerfrei, d.h. netto (siehe näher oben). Hat die Weiterverrechnung hingegen mit Umsatzsteuer zu erfolgen, so ist hinsichtlich des Umsatzsteuersatzes wie folgt zu beachten:
- Der Umsatzsteuersatz bestimmt sich nach der Hauptleistung des Unternehmers oder der Unternehmerin. Dies grundsätzlich unabhängig davon, ob die ursprünglichen Kosten, die der oder die Unternehmer:in zunächst selbst getragen hat, an diesen zu einem geringeren Steuersatz verrechnet wurden (z.B. Hotelkosten) oder steuerfrei waren (z.B. Versicherungsprämien).
- Unterliegt daher die Hauptleistung z.B. dem Normalsteuersatz in der Umsatzsteuer von 20 %, so unterliegen auch die weiterverrechneten Kosten einem Umsatzsteuersatz von 20 %.
Beispiel – Weiterverrechnung Umsatzsteuer
Folgendes stark vereinfachte Beispiel soll die obenstehenden Aussagen zusammenfassen:
Ausgangslage: A ist Unternehmensberaterin. Sie unterliegt nicht der Kleinunternehmerbefreiung. Sie erbringt Beratungsleistungen an ihren Kunden B, einen Unternehmer aus Österreich. Zusätzlich zu ihren Beratungsleistungen verrechnet sie ihrem Kunden B als (Selbst-)Kosten Kilometergeld, Hotelkosten sowie Spesen (Restaurantrechnungen) weiter.
Lösung: Die weiterverrechneten Kosten stellen eine Nebenleistung zur Hauptleistung von A (Unternehmensberatung) dar. Die Nebenleistungen sind wie auch die Hauptleistung mit Umsatzsteuer an B zu verrechnen.
Steuerberater Schwaz – bei Fragen für euch da
Wir von Geisler Hirschberger + Partner Steuerberatung Schwaz stehen gerne für Fragen zur Weiterverrechnung mit oder ohne Umsatzsteuer zur Verfügung: Jetzt kontaktieren
Info & Beratung gibt es auch hier: https://ultimum.at/steuerberater-innsbruck/
