05. Dezember 2024 | Fahrtenbuch richtig führen
Das Fahrtenbuch ist bei jeder Lohnabgabenprüfung ein wesentlicher Bestandteil, wenn es um die Geltendmachung von steuerfreien Fahrtkosten (Kilometergeld) oder um den Nachweis der tatsächlichen (Privat-)Nutzung von Firmenautos geht. Die korrekte Fahrtenbuchführung stellt jedoch einen erheblichen bürokratischen Aufwand dar und ist in der Lohnabrechnungspraxis einer der häufigsten Streitpunkte. Die Aufzeichnungen sind so korrekt wie möglich zu führen, da es hier bei mangelhaften oder gar nicht vorhandenen Fahrtenbüchern zu teils wesentlichen Abgabennachforderungen kommen kann.
Wir von Geisler Hirschberger + Partner Steuerberater Schwaz haben hier wichtigen Informationen für euch zusammengefasst.
Die wichtigsten Kriterien
Bei einem Fahrtenbuch handelt es sich um eine Aufzeichnung darüber, welche Strecke mit einem bestimmten Fahrzeug aus einem dienstlichen Anlass zurückgelegt wurde.
Im Fahrtenbuch sollten also stets
- das Autokennzeichen
- der Abfahrtsort
- das Datum und die Uhrzeit bzw. die Dauer der Fahrt
- der Name des Fahrers
- der Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt sowie
- der genaue Grund der Dienstreise
notiert werden.
Die Namen und Adressen von besuchten Kunden bzw. Veranstaltungen müssen so konkret wie möglich im Fahrtenbuch erfasst werden, damit eine Kontrolle des Fahrtweges möglich ist. Der dienstliche Zweck der Reise (z.B. Auftragsbesprechung mit XY, Montage auf Baustelle Z etc.) ist stets anzugeben. Auch die Angabe der zurückgelegten Kilometer sollte mit größter Sorgfalt erfolgen, da die Finanzbeamten diese anhand von Routenplanern nachprüfen.
Auch werden Treibstoffrechnungen dazu verwendet um zu prüfen, ob diese mit den aufgezeichneten Strecken übereinstimmen. Reparaturrechnungen und „Pickerlgutachten“ werden zur Prüfung von Kilometerständen in Fahrtenbüchern ebenso herangezogen. Man sollte Vermerke im Fahrtenbuch machen, wenn es auf der kürzesten Strecke beispielsweise eine Baustelle oder einen Unfall gegeben hat und man auf Grund dessen eine längere Route gefahren ist. Auch der Beginn und das Ende der Fahrt sind zwingend zu vermerken.
Die Anforderungen an ein ordentliches Fahrtenbuch sind also sehr hoch. Zudem sollte es sich bei dem Fahrtenbuch um ein änderungssicheres Dokument handeln, daher ist eine Exceltabelle meist nicht sicher und wird auch in der Praxis von den Finanzprüfer:innen häufig angezweifelt.
Das Fahrtenbuch bei der Lohnabgabenprüfung
Wird im Zuge einer Lohnabgabenprüfung ein Fahrtenbuch für mangelhaft befunden oder fehlt ein solches überhaupt, sind die finanziellen Konsequenzen beachtlich, denn steuerfreie Fahrtkosten werden nachträglich besteuert und der Sozialversicherungspflicht unterworfen. Der grundsätzlich zulässige halbe Sachbezug bzw. „Mini-Sachbezug“ für die Privatnutzung von Firmenfahrzeugen wird aberkannt und der volle Betrag für die Privatnutzung des Fahrzeugs angesetzt und nachversteuert. Bei einem Prüfungszeitraum von drei bis fünf Jahren können somit beachtliche Beträge zustande kommen und einen großen Schaden für das Unternehmen anrichten.
Eine weitere Möglichkeit sind digitale Fahrtenbücher und Reisaufzeichnungen. Hierbei sollte man darauf achten, dass man vorrangig Produkte von österreichischen Softwareherstellern verwendet.
Fahrtenbuch – noch Fragen?
Ein korrekt geführtes Fahrtenbuch schützt euch vor teuren Nachzahlungen und unnötigem Ärger mit den Finanzbehörden.
Bei Fragen oder Unsicherheiten stehen wir von Geisler Hirschberger + Partner Steuerberatung Schwaz gerne zur Verfügung. Wir unterstützen euch gerne dabei, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, und beraten euch zu praktischen Lösungen wie digitalen Fahrtenbüchern.
Info & Beratung gibt es auch hier: https://ultimum.at/steuerberater-innsbruck/
