20. November 2024 | Jahresbeleg Registrierkasse
Zum Ende des Kalenderjahres gibt es für alle Unternehmerinnen und Unternehmer mit Registrierkassenpflicht eine wichtige Aufgabe. Den sogenannten Jahresbeleg erstellen, prüfen und korrekt aufbewahren. Doch was genau müsst ihr dabei beachten, und welche Fristen sind einzuhalten?
Geisler Hirschberger + Partner Steuerberatung Schwaz gibt hier die wichtigsten Hinweise und Tipps rund um den Jahresbeleg Registrierkasse.
Jahresbeleg Registrierkasse – was ist zu tun?
Zum Ende des Kalenderjahres muss der sogenannte Jahresbeleg ausgedruckt, geprüft und (wie alle anderen Monatsbelege auch mindestens sieben Jahre hindurch in leserlicher Form) aufbewahrt werden. Der Jahresbeleg ist immer am 31. Dezember zu erzeugen, und zwar auch dann, wenn es einen anderen Bilanzstichtag gibt.
Wenn ihr am 31. 12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erzielt haben, dann dürft ihr den Jahresbeleg nach dem letzten Barumsatz in dieser Silvesternacht erstellen. Oder spätestens vor dem nächsten Öffnungstag, sofern dieser innerhalb einer Woche stattgefunden hat. Vorausgesetzt, ihr rechnet die Umsätze nach Mitternacht noch zu den Umsätzen des 31. 12. dazu.
Sonderregeln gibt es für Saisonbetriebe, die im Winter nicht geöffnet haben.
Danach muss dieser Jahresbeleg bis spätestens 15. Feber nächsten Jahres mittels Beleg-App-Prüfung geprüft werden.
Unser Tipp – Steuerberater Schwaz
Angenehmer ist es natürlich, wenn die Jahresbelege völlig automatisiert erstellt werden. Das kann man erstens nicht vergessen, zweitens braucht man den Beleg nicht auszudrucken und drittens dieser ebenfalls automatisiert an FinanzOnline zur Belegprüfung zugeleitet wird. Bitte sprecht mit eurem Kassenhersteller oder -händler, ob diese Funktion bei eurer Kassa möglich ist!
Laufende Datensicherung
Alle registrierkassenpflichtigen Betriebe trifft die Verpflichtung, die laufenden Daten aus der Registrierkasse zu sichern. Dabei ist zumindest eine vierteljährliche Sicherung auf einen externen Datenträger (zB externe Festplatte oder USB-Stick) verpflichtend vorgesehen.
Bitte vergesst auch im neuen Jahr 2025 nicht auf diese laufende Datensicherung. Bei behördlichen Überprüfungsmaßnahmen (zB auch unangekündigt durch die Finanzpolizei) muss der oder die Unternehmer:in die Daten aus der Registrierkasse auf USB-Stick der prüfenden Behörde aushändigen.
Daher noch ein Tipp: Haltet ausreichend USB-Sticks vorrätig und schult auch Mitarbeiter:innen für den Fall eurer Abwesenheit, wie man die Daten auf einen Stick bringt.
Jahresbeleg Registrierkasse – noch Fragen?
Mit der rechtzeitigen Erstellung und Prüfung eures Registrierkassen-Jahresbelegs sowie einer regelmäßigen Datensicherung stellt ihr sicher, dass ihr alle gesetzlichen Vorgaben einhaltet.
Solltet ihr Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir bei Geisler Hirschberger + Partner Steuerberater in Schwaz und Innsbruck gerne mit Rat und Tat zur Seite.
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Mehr Info und Beratung gibt es auch hier: https://steuerberater-geisler.at/
