E-Mail-Postfach ehemaliger Mitarbeiter: Tipps für Arbeitgeber - Steuerberater Schwaz | Geisler & Hirschberger Steuerberatungs GmbH

17. Oktober 2024 | E-Mail-Postfach ehemaliger Mitarbeiter:innen

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in ein Unternehmen verlässt, stellen sich viele rechtliche Fragen – eine davon betrifft den Umgang mit seinem oder ihrem beruflichen E-Mail-Postfach. Viele Arbeitgeber:innen gehen davon aus, dass ihnen die Kontrolle über das Postfach zusteht, da es während des Arbeitsverhältnisses zur beruflichen Kommunikation genutzt wurde.

Doch dürfen sie tatsächlich uneingeschränkt auf dieses Postfach zugreifen? Der richtige Umgang mit diesen E-Mail-Konten erfordert eine sorgfältige Abwägung, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Privatsphäre. Dieser Artikel von Geisler Hirschberger + Partner Steuerberater Schwaz beleuchtet – im Lichte aktueller Rechtsprechung – die wichtigsten Aspekte und gibt Arbeitgeber:innen praxisnahe Empfehlungen.

Was zählt als private E-Mail?

Eine der größten Herausforderungen für Arbeitgeber:innen besteht darin, private von beruflichen E-Mails zu unterscheiden. Selbst wenn private Nutzung nicht erlaubt oder nicht geregelt ist, dürfen eindeutig als privat erkennbare E-Mails nicht eingesehen werden. Dazu gehören E-Mails an Familie und Freunde, aber auch Nachrichten, die sich nicht auf die beruflichen Aufgaben beziehen, wie etwa Verabredungen zum Mittagessen oder Diskussionen über den oder die Arbeitgeber:in.

Einsichtnahme – Wann ist sie erlaubt?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielt eine zentrale Rolle beim Umgang mit E-Mail-Postfächern. Laut DSGVO müssen Arbeitgeber:innen beim Zugriff auf Daten minimalinvasiv vorgehen und sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Einsicht erhalten. Ein Berechtigungsmanagement hilft dabei, zu definieren, wer unter welchen Umständen auf E-Mail-Postfächer zugreifen darf.

Die Einsichtnahme ist nur zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin vorliegt, wie etwa die Fortführung des Geschäftsbetriebs. So kann es nötig sein, auf berufliche E-Mails eines ausgeschiedenen Mitarbeiters oder einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin zuzugreifen, um wichtige Kundenkommunikation fortzuführen.

Eine private Nutzung der E-Mails rechtfertigt hingegen keine Einsichtnahme.

Aktuelle Rechtsprechung zur Einsichtnahme

In der jüngeren Rechtsprechung wurde das berechtigte Interesse der Arbeitgeber:innen mehrfach bestätigt. Sowohl der Oberste Gerichtshof (OGH) als auch das Bundesverwaltungsgericht (BVwG) betonten, dass Arbeitgeber:innen unter bestimmten Umständen Zugang zu den beruflichen E-Mail-Postfächern haben dürfen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn es um die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs geht und keine privaten Interessen der Arbeitnehmer:innen dagegen sprechen.

Empfehlungen für Arbeitgeber:innen – Steuerberater Schwaz

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber:innen folgende Maßnahmen ergreifen:

Trennung von privaten und beruflichen E-Mails: Mitarbeiter:innen sollten angehalten werden, private E-Mails klar zu kennzeichnen oder in getrennten Ordnern abzulegen.
Berechtigungsmanagement: Definiert klar, wer wann auf welche E-Mail-Postfächer zugreifen darf.
Regelmäßige Überprüfung: Erinnert eure Mitarbeiter:innen regelmäßig daran, private und berufliche Kommunikation zu trennen.
Automatische Antworten: Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin kann eine automatische Antwort, die auf die neue Ansprechperson hinweist, sinnvoll sein, um den Geschäftsbetrieb reibungslos fortzuführen.